Форматування електронної таблиці

Після того, як створено таблицю, слід прикласти додаткові зусилля, щоб зробити її привабливою, легкою для читання і розуміння. Можна так виділити ключові моменти документа: вид і розмір шрифту, колір, заливка, особливе оформлення, щоб найбільш важлива інформація так і кидалася в очі. Дії, що стосуються оформлення документа, називаються форматуванням, необхідні засоби для таких дій знаходяться на панелі « Форматування ».
Для документа електронної таблиці виконується: форматування комірок, форматування рядків і стовпчиків, форматування робочих листів, форматування книги.
При форматуванні комірок виконуються такі дії:
- Встановлення формату чисел.
- Вирівнювання вмісту комірок.
- Зміна виду, розміру, кольору і стилю шрифту.
- Встановлення границь однієї або діапазону комірок.
- Виділення кольором однієї або діапазону комірок.
- Встановлення захисту від випадкового пошкодження або зміни вмісту таблиці.
- Встановлення стилів.
При форматуванні рядків і стовпчиків виконуються такі дії:
- Зміна висоти рядків і ширини стовпчиків.
- Розміщення тексту в робочому листі.
- Сортування рядків. / Фільтрація даних.
При форматуванні робочих листів виконуються такі дії:
- Закріплення заголовків робочих листів.
- Розбивка вікна робочого листа на області.
- Групування робочих листів.
- Розміщення робочих листів в окремих вікнах.
При форматуванні книги виконуються такі дії: у
- Створення колонтитулів.
- Встановлення розривів аркушів.
- Попередній перегляд перед друкуванням.
Форматування клітинок
Щоб встановити потрібний формат, треба виділити область клітинок (окрема клітинка, стовпчик, кілька стовпчиків, рядок, кілька рядків, всю таблиця) і виконати команду «Формат» «Комірки...». З\'явиться діалогове вікно «Формат комірок», в якому натиснути потрібну вкладку: «Число», «Вирівнювання», «Шрифт», «Межа», «Вид» або «Захист». Далі, залежно від формату, який потрібно встановити, у відповідній вкладці виконують команди.
Для вставки нового стовпчика треба:
1. Клацнути по заголовку того стовпчика, перед яким потрібно вставити новий. (Якщо треба вставити декілька стовпчиків, то треба й виділити декілька стовпчиків).
2. Із меню Вставка вибрати команду «Стовпці».
3. У вибране місце вставиться новий стовпчик. Всі посилання у формулах будуть автоматично від коректовані з урахуванням нових координат.
Аналогічно вставляють і рядки: виділяється рядок, перед яким потрібно вставити новий, після цього із меню Вставка вибирають команду «Рядки».
Для вилучення зайвих стовпчиків чи рядків їх треба виділити і з контекстного меню вибрати команду «Видалити». Крім того, можна з меню Правка вибрати команду «Видалити».
Також можна вилучити та вставляти окремі клітинки, але в цьому рідко виникає потреба. Якщо Ви маєте бажання про це дізнатись, то скористайтесь довідковою системою програми.
Програма Excel має багато різноманітних засобів для створення професійно оформлених таблиць. При оформленні даних в таблиці важливо правильно вибрати шрифт - це може значно покращити зовнішній вигляд таблиці. В Excel можна задати шрифт як для всього робочого аркуша, так і для будь-якого його фрагмента (діапазону, клітинки). Щоб змінити шрифт потрібного діапазону, треба його виділити (якщо змінюєте шрифт на всьому аркуші, його теж треба виділити) і з меню Формат вибрати команду «Комірки». Відкриється діалогове вікно «Формат комірок» із такими вкладками: «Число», «Вирівнювання», «Шрифт», «Межа», «Вид» та «Захист».
На вкладці «Шрифт» можна встановити такі параметри шрифтів:
Шрифт - тип шрифту. В Excel можна використовувати пропорційні і непропорційні шрифти. У пропорційних шрифтах (Ariel Cyr, Times New Roman) кожному символу відводиться стільки місця, скільки йому дійсно необхідно. В непропорційних шрифтах (Courier New) всі символи мають однакову ширину. Крім того, шрифт може бути із засічками і без них. Для зручності читання основний текст, як правило, оформлюють шрифтом із се рифами, а заголовки - без них.
- Нарис шрифту може бути звичайним, курсивом, жирним та жирним і курсивом.
- Розмір шрифту можна вибрати зі списку, або ж ввести з клавіатури у поле « Розмір » навіть проміжні розміри (ті, яких немає у списку, наприклад 11,5 пункту).
- Крім того, можна вибрати тип підкреслювання (одинарною чи подвійною лінією), колір та ефекти (верхній чи нижній індекси або закреслення) шрифту.
Можна змінювати колір символів. Наприклад, для тексту, який не треба виводити на друк, можна встановити білий колір.
На вкладці «Межа» можна встановлювати межі клітинки або виділеного діапазону. Межі - це лінії, які утворюють контури клітинки і дозволяють відокремлювати текст або числа. Тип лінії, як і її товщину та колір, можна вибрати із поля «Лінії»: пунктирна, штрихова, одинарна, подвійна і т.д.
Межа клітинки може бути вибрана довільно: зліва, справа, зверху чи знизу у будь-яких комбінаціях. Крім того, якщо виділений діапазон клітинок, можна встановлювати межі всередині клітинок чи по їх діагоналі.
На вкладці «Вирівнювання» можна вибрати параметри вирівнювання даних по горизонталі (деякі елементи цього вирівнювання винесені у вигляді кнопок на панель форматування) і по вертикалі (по верхньому краю, по нижньому краю, по центру та по висоті). Крім того, у полі «Орієнтація» можна вибрати будь-який кут нахилу відображення даних у клітинці. У полі «Відображення» можна встановити прапорці «Переносити по словам» - для розміщення тексту у декілька рядків однієї клітинки при досягненні правої межі стовпчика.
На вкладці «Вид» можна вибрати фон виділених клітинок (заливку) відтінками сірого кольору, будь-яким кольором та узорами.
Зазвичай таблиця на екрані має сітку, якщо увімкнуто режим відображення сітки, однак під час друкування на папері вона не відображається. Щоб таблиця була відповідним чином розграфлена на папері, треба задати параметри на вкладці «Межі» діалогового вікна «Формат клітинок»: «Формат» «Клітинки» «Межі» або скористатися відповідними кнопками на панелі форматування. Розглянемо інші вкладки вікна «Формат клітинок». На вкладці «Вирівнювання» задають спосіб написання тексту в клітинці: горизонтально, вертикально, під кутом і режим перенесення тексту по словах (коли потрібно, щоб великий текст був у вузькій клітинці).
На вкладці «Вигляд» можна задати колір клітинок і візерунок. На вкладці «Захист» можна зняти чи задати режими захисту клітинок від несанкціонованих змін і ховання формул. Щоб унеможливити внесення змін до захищених клітинок, захист з зазначенням паролю або без нього треба задати ще командою « Сервіс » - « Захист » - « Захистити лист ».