Електронні таблиці MS Excel: книги, аркуші, дані

Система електронних таблиць Microsoft Excel - універсальна система для обробки даних. Електронну таблицю Excel можна вважати надзвичайно потужним і при цьому досить простим у використанні калькулятором. Працюючи з програмою Excel можна готувати текстові документи, виконувати обчислення і створювати бази даних. Але головним призначенням програми Excel є автоматизація обчислень.
Після запуску програми Excel на екрані з\'являється вікно програми із розгорнутим вікном нового файлу. Файли програми Excel мають розширення .xls і називаються книгами. Вони складаються із аркушів. Книга в Excel нагадує швидкозшивач, а аркуш - аркуш паперу у швидкозшивачі. Excel при запуску відкриває порожню книгу на першій чистій сторінці.
Кожний лист має назву. Лист - це окрема електрона таблиця. Таблиці складаються із стовпчиків і рядків. Стовпчики позначаються латинськими буквами: А, В, С. Якщо букв не вистачає, використовують позначення з двох букв: АА, АВ, АС... Максимальна кількість стовпчиків у таблиці - 256. Рядки нумерують цілими числами. Максимальна кількість рядків у таблиці - 65536. Клітинки розміщуються на перетині стовпчиків і рядків. Номер клітинки утворюється з об\'єднання номера стовпчика й рядка без проміжку між ними. А1, D24, CZ549 - приклади номерів клітинок. Одна з клітинок на робочому аркуші буде активною або поточною. У більшості операцій використовується саме вона. Поточна клітинка обведена широкою рамкою - на ній знаходиться табличний курсор, а її номер і вміст наведені у рядку формул.
Вікно програми Excel складається з таких елементів:
Рядок заголовка, де вказане ім\'я програми (Microsoft Excel), назва відкритого файлу (Книга 1) та розміщені кнопки управління вікном програми.
Рядок меню, який призначений для вибору команд. В ньому також можуть бути кнопки управління вікном документа.
Стандартна панель інструментів містить ряд кнопок, які дозволяють виконувати часто вживані операції без використання меню.
Панель інструментів «Форматування» призначена для форматування таблиці.
Рядок формул складається із поля Імені, в якому вказана адреса поточної клітинки, кнопок управління для формул і, власне, рядка формул, у якому вказується вміст поточної клітинки.
Робоча область призначена для введення даних та виконання обчислень.
Введення і редагування даних
Дані у програмі Excel завжди вносяться в активну клітинку. Перед тим, як почати введення, потрібну клітинку треба виділити табличним курсором. Табличний курсор можна переміщувати клавішами, управління курсором або за допомогою миші (клацнувши лівою кнопкою на потрібній клітинці).
Для введення даних в активну клітинку не треба ніякої спеціальної команди. Натискання клавіш з буквами, цифрами чи розділовими знаками автоматично починає введення даних у клітинку. Інформація, яка вводиться в активну клітинку, відображається і в рядку формул .Закінчити введення можна натисканням клавіші \"Enter\". Недолік цього методу полягає в тому, що при введенні нових даних попередні дані втрачаються.
У процесі введення даних для редагування можна користуватись клавішами \"BS\" і \"Delete\" для вилучення неправильно набраних символів, а також клавішею \"Esc\" для вилучення всіх введених символів.
Для редагування вже введених даних треба двічі клацнути мишею на клітинці з даними, або виділити потрібну клітинку і натиснути клавішу \"F2\", чи виділити потрібну клітинку і клацнути мишею на рядку формул, відредагувати дані і натиснути \"Enter\".
Типи даних.
Таблиці можуть містити різну інформацію. Деякі клітинки таблиці містять текст, деякі - числові дані. З точки зору програми Excel клітинка може містити три типи даних.
Текстові дані являють собою рядок тексту довільної довжини. Excel відтворює ці дані точно в такому вигляді, в якому вони були введені. Клітинка, яка містить текстові дані, не може використовуватись в обчисленнях. Якщо Excel не може розпізнати дані в клітинці як число чи як формулу, то вважає їх за текстові дані.
Числові дані — це окреме число, введене в клітинку. Крім того, як числа Excel розглядає дані, які позначають дати, час чи грошові суми. Клітинки, які містять числові дані, можуть використовуватись в обчисленнях.
Якщо клітинка містить формулу, то її значення може залежати від значення інших клітинок. Вміст клітинки розглядається як формула, якщо починається зі знака рівності (=). Усі формули дають числовий результат. Формули в клітинках таблиці не відображаються. Замість формул у клітинках виводиться результат, отриманий при обчисленні. Щоб побачити формулу, яка знаходиться у клітинці, треба виділити цю клітинку і подивитись в рядок формул. Зміни у формули вносяться редагуванням у рядку формул.
Операції з робочими аркушами. При створенні нового файлу книзі автоматично присвоюється ім\'я Книга 1, при створенні наступного файлу - Книга 2 і т.д. Кожна книга може містити від одного до 256 аркушів. Стандартна настройка Excel завантажує робочі книги, які містять 3 аркуші і називаються «Лист 1», «Лист 2 » і «Лист 3 ». Ці імена понаписувані на ярличках аркушів у нижній частині екрана і, вибравши відповідний ярличок, можна перейти до потрібного аркуша.
Коли аркушів багато, то для більш зручного переходу від одного аркуша до іншого використовують панель управління аркушами.
Для зручності роботи імена аркушів Excel можна змінювати. Для цього треба викликати контекстне меню ярличка потрібного аркуша, вибрати з нього команду «Перейменувати», ввести потрібне ім\'я і натиснути клавішу «Enter». Крім того, аркуш можна перейменувати, якщо двічі клацнути по його ярличку, ввести потрібне ім\'я і натиснути «Enter».
Аркуш може мати будь-яке ім\'я, яке містить не більше 32 символів. В іменах аркушів не можна використовувати символи / \\ * ? :\'.
При потребі в книгу можна додавати нові аркуші. Для цього треба розкрити контекстне меню ярличка будь-якого аркуша і вибрати з нього команду «Додати...». У вікні «Вставка» вибирають «Лист» і натискають кнопку «ОК». Також новий аркуш можна вставити, вибравши із меню «Вставка» команду «Лист».
Деякі операції можна проводити не з одним аркушем, а з декількома одночасно. Для цього треба виділити потрібні аркуші. Для виділення всіх аркушів книги із контекстного меню будь-якого ярличка вибирають команду «Виділити всі листи».
Для виділення декількох аркушів підряд треба клацнути по ярличку першого аркуша і при натиснутій клавіші «Shift» клацнути на останньому аркуші.
Для виділення декількох аркушів, які розміщені у довільному порядку, клацають по ярличках потрібних аркушів при натиснутій клавіші Ctrl. Для зняття виділення групи аркушів треба клацнути по ярличку будь-якого аркуша.
Аркуші з книги можна вилучати. Для цього треба виділити ярлички потрібних аркушів (чи ярличок одного аркуша) і з контекстного меню будь-якого з них вибрати команду «Видалити» та натиснути кнопку «ОК». Крім того, вилучити виділені аркуші можна вибравши із меню «Правка» команду «Вилучити лист».
Аркуші можна переміщувати перетягуванням їх ярличків у потрібне місце, або ж вибравши із контекстного меню ярличка потрібного аркуша команду «Перемістити/скопіювати...»
Можна створювати декілька копій одного і того ж аркуша. Для цього треба перетягти ярличок потрібного аркуша при натиснутій клавіші «Ctrl» до появи значка «+». Або можна скористатись командою «Перемістити/скопіювати...» контекстного меню ярличка, встановивши прапорець «Створити копію» у вікні «Перемістити або скопіювати»
Операції з клітинками. У деяких операціях можуть одночасно брати участь декілька клітинок. Для того, щоб зробити таку операцію, потрібні клітинки необхідно вибрати. Вибрана група клітинок виділяється на екрані: їх вміст відображається білим кольором на чорному фоні, а вся група виділених клітинок обводиться товстою рамкою.
Простіше всього вибрати прямокутну область. Для цього треба перемістити покажчик на клітинку в одному з кутів вибраної області, натиснути кнопку миші і, не відпускаючи її, протягнути покажчик у протилежний кут області (по діагоналі). Після того, як відпустили кнопку миші, всі клітинки в прямокутнику виділяться. Колір першої клітинки залишається незмінним, щоб показати, що вона є поточною. Для позначення групи клітинок використовується термін діапазон.
Протягування можна робити в будь-якому напрямі. Наприклад, якщо треба вибрати клітинки від ВЗ до D8, то можна провести протягування не тільки від ВЗ до D8, але і від D3 до В8, від В8 до D3 або від D8 до ВЗ. Якщо тепер клацнути на будь-якій клітинці мишкою чи натиснути будь-яку клавішу управління курсором, то виділення зніметься.
Замість протягування миші можна використати клавішу «Shift». Клацнувши на першій клітинці діапазону, можна натиснути клавішу «Shift» і, не відпускаючи її, клацнути на останній клітинці.
Для вибору цілих стовпчиків або рядків можна використати маркери рядків і стовпчиків (їх заголовки) по краях робочої області.
Натискання на кнопці в лівому верхньому куті робочої області дозволяє вибрати весь робочий аркуш повністю.
Якщо при виборі клітинок утримувати натисненою клавішу Ctrl, то можна додавати нові діапазони до вже вибраного. Цим прийомом можна створювати навіть непов\'язані діапазони.